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Per il project portfolio management, ci vuole Excel?

PPM

Per fare un tavolo ci vuole il legno… per fare un project portfolio, ci vuole Excel?

A parte l’essere sicuro che leggendo “Per fare un tavolo, si vuole il legno…” l’hai canticchiato (soprattutto se non sei giovanissimo come me!) la domanda, volendo un po’ ironica, se non polemica, non è proprio così scontata.

Microsoft Excel®, oltre che ad essere a basso costo e facile da usare, è senza ombra di dubbio uno degli strumenti software più utilizzati e riconosciuti in circolazione.
Personalmente lo apprezzo molto e atterro su Excel continuamente e per mille motivi.
Come me, probabilmente anche tu hai familiarità ed esperienza con questo “magico” tool, utilizzato sicuramente per redigere budget, monitorare le vendite, analizzare dati, creare reportistica.

Visto che moltissime persone sanno come utilizzare Excel e visto che dispone di un ampio numero di applicazioni, molte aziende hanno adottato Excel per il project portfolio management.

Sebbene Excel sia senza dubbio uno strumento potente, la domanda che ci si deve porre è:

“Excel è la soluzione giusta per il portfolio di progetti e la gestione delle risorse?”

I vantaggi nell’adozione di Excel per il PPM

Ci sono talmente tante funzionalità su Excel (compresi i videogames!) che si potrebbe fare un elenco infinito, provo quindi a valutare i principali vantaggi del suo eventuale utilizzo.
  • Familiarità: la maggior parte delle persone hanno familiarità con Excel e sanno utilizzare le funzioni di base in modo rapido e semplice. Questo sicuramente porta ad un risparmio di tempo e denaro dedicato alla formazione
  • Accessibilità: la maggior parte delle aziende dispone già del pacchetto Microsoft Office che include Excel, quindi non ci sono costi software aggiuntivi.
  • Adattabilità: Excel può essere facilmente adattato e personalizzato per soddisfare le esigenze dell’azienda.
  • Analisi: include molte funzioni che supportano l’analisi dei dati come filtri, tabelle pivot, grafici, ordinamenti di tutti i tipi, ricerche avanzate e mille altre funzioni da scoprire, perché francamente, sembra infinito.
  • Report: offre funzionalità di reporting integrate che semplificano la presentazione dei dati ed è possibile costruire delle vere e proprie dashboard.
  • Business Intelligence: attraverso “power pivot” è possibile costruire veri e propri ETL, per altro sfruttabili con linguaggi avanzati ed eventualmente integrate con Power BI (tool esterno potentissimo!)
Con Excel si può fare veramente tanto a costi piuttosto bassi, ma non abbiamo risposto alla domanda, è sufficiente per una gestione del portafoglio di progetti di successo? Proviamo ad approfondire e cerchiamo i motivi per cui Excel potrebbe non essere la scelta migliore per la gestione delle risorse e più in generale del project portoflio.

Svantaggi nell’utilizzo di Excel per gestire un PPM

Excel non è mai stato creato pensando alla gestione delle complessità di un Project Portfolio Management, quindi presenta alcuni inconvenienti se utilizzato in questo ambito che possono causare vere e proprie anomalie ed errori nella gestione delle risorse e del portfolio di progetti.
  1. La gestione delle modifiche dei dati può potrebbe diventare un tormento! Per quanto si pianifichi bene, le cose in un sistema PPM cambiano continuamente. Non è sufficiente la fotografia degli stati e delle risorse ad un certo momento, quindi sono necessarie modifiche continue per poter essere reattivi ai contesti che cambiano. Destreggiarsi tra le modifiche delle priorità, ai vincoli di tempo, alle capacità delle risorse, alla gestione dei processi,  diventa uno sforzo costante, soprattutto perché un portfolio deve gestire più progetti, team di prodotto, di supporto, ecc… Quindi la soluzione per un PPM deve essere flessibile in grado di elaborare facilmente aggiornamenti costanti e soprattutto mantenere un costante contatto con la realtà operativa che si muove nel tempo. Utilizzare Excel per questa continua registrazione di modifiche è praticamente impossibile o se non impossibile diventa uno spreco gigantesco di tempo con una creazione infinita di errori che generano poi scelte non corrette di chi i dati li guarda per stabilire strategie a medio, lungo termine.
  2. Mancanza di controllo e sicurezza Pur vero che attraverso Office365 è possibile gestire una condivisione dei file e quindi mantenerne una unica versione, già più semplice di qualche tempo fa, ma si sa, i “fogli” svolazzano tra i download e la posta elettronica e spesso gli aggiornamenti non sono quelli attesi. Peggio ancora se si volesse avere la reale consuntivazione dei team che lavorano. Non è sicuramente pensabile a decine di persone che aprono un foglio excel e inseriscono dati e cambiano stati agli oggetti di lavorazione peggio avere tool esterni da cui poi si importano dati sul foglio excel.
  3. Elevata possibilità di errori Formule complesse vengono spesso utilizzate nei fogli di calcolo di Excel per calcolare i dati o rappresentare le dipendenze tra le varie strutture create. L’errore di una di queste formule si riflette su tutto il documento e su tutti i dati e di conseguenza sul risultato che si ottiene. Solo per il gusto di farlo, fate una ricerca su Google con “Spreadsheet Horror Stories”, i risultati dovrebbero essere sufficienti a convincerti!
  4. Visualizzazioni inadeguate Pur avendo funzionalità avanzate di reporting e di visualizzazione dei dati, attraverso grafici (molto configurabili) l’intero prodotto non è proprio pensato per il project portfolio. Personalmente ho visto diverse soluzioni basate su Excel ma nemmeno una che risolvesse davvero le necessità di un’azienda.
  5. Elevata complessità del PPM Sebbene le persone abbiano una conoscenza di base di Excel e abbiano familiarità con le funzioni più utilizzate, la maggior parte di essi probabilmente non sono dei power user. Realizzare le funzioni più complesse in Excel può essere molto difficile e creare confusione all’interno della struttura di calcolo se una o più funzioni fossero male utilizzate.
La complessità di un PPM, prevede quindi un esperto (quasi un programmatore vero e proprio!) in grado di progettare modelli, modelli e formule speciali e il sistema non sarà mai a prova di bomba! Excel semplicemente non è stato creato per essere utilizzato nella gestione del portafoglio progetti e nella pianificazione delle risorse, non cerchiamo di piegarlo a tale scopo anche perché potrebbe costare molto di più di quello che si era immaginato inizialmente.

Una soluzione software per il Project Portfolio Management professionale

La soluzione alle esigenze di un Project Portfolio Management è una suite che sia in grado di seguire i processi aziendali, di portare a bordo le persone in modo semplice e veloce perché forniscano informazioni quotidianamente, integrarsi con sistemi esterni, più in generale una soluzione deve rispondere a questi punti:
  1. Visualizzare rapidamente cosa è cambiato confrontando gli scenari tenendo in considerazione ciò che accade in tempo reale
  2. Proteggere i tuoi dati con gruppi di utenti ad accesso limitato e da soggetti esterni utilizzando una soluzione con elevati standard di sicurezza e privacy
  3. Gestire in tempo reale la capacity e il planning delle risorse, dei team
  4. Garantire una roadmap in tempo reale sull’andamento dei progetti
  5. Configurazione dei processi di lavorazione e approvazione dell’intero portfolio
  6. Utilizzare le integrazioni per importare, esportare o aggiornare i dati, assicurandoti che le informazioni siano accurate
  7. Creare e personalizzare potenti report per i tuoi dati con report integrati o strumenti di reporting di terze parti senza l’aiuto di esperti
  8. Ridurre la complessità e aumentare la trasparenza con le viste interattive
  9. Livelli di disponibilità delle piattaforma (cloud!) e di garanzia della solidità dei sistemi di gestione dei dati (backup, residenza, ecc.)
  10. Possibilità di personalizzazione e integrazioni con eventuali sviluppi di funzionalità necessarie

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