Come vincere la resistenza a usare i tool di tracking

Silvia Mantovani agile, atlassian, jira

I tuoi team sono restii ad adottare un tool di tracking ? Non preoccuparti, non sei il solo che incontra questa resistenza al cambiamento.
Spesso i team hanno sviluppato una comfort zone (che però spesso non è così efficiente come pensano) oppure percepiscono i cambiamenti come imposti dall'alto.

Questo articolo tratto dal blog di Tempo - Top vendor Atlassian per il tool Jira - ci regala degli utilissimi spunti per superare le classiche resistenze e diffidenze.


Non è insolito per un'azienda incontrare resistenza quando si implementa la prima volta il tool di monitoraggio del tempo Jira Software. Ci sono alcuni motivi per cui questo accade. I dipendenti possono essere riluttanti a impegnarsi a tenere traccia del tempo ogni giorno, come prima cosa. La maggior parte dei dipendenti ha già molti task e strumenti da utilizzare, e non desidera aggiungerne altri all'elenco. Inoltre, possono sentirsi come se la loro azienda li stesse spiando e risentirsi, percependo questo monitoraggio del tempo come intrusivo.

Detto questo, l'introduzione del tool di monitoring Jira non deve essere una scelta imposta dall'alto che minaccia i dipendenti e porta malumori in azienda.
Esistono alcuni modi per motivare i team a tenere traccia del tempo e sciogliere le loro riserve. Eccone alcuni:


1) Coinvolgi i tuoi dipendenti nell'adozione del software di time monitoring sin dall'inizio


Se stai pensando di adottare il software di monitoraggio del tempo Jira, evita di presentarlo ai dipendenti a cose fatte. Fin dalle prime fasi, quando stai cercando tra le diverse opzioni, chiarisci che stai esplorando questa possibilità di cambiamento.

2) Costruisci un clima di fiducia


È fondamentale che i tuoi team si fidino di te quando adotti un tool di tracking e monitoring. Chiarisci esplicitamente che il nuovo strumento non è fatto per spiare i dipendenti. Spiega che utilizzerai questi dati per aiutare loro e l'azienda a ottenere maggiori risultati. E mantieni questa parola.

3) Spiega la necessità di adottare Jira e mostrane i vantaggi


Includi le persone in questo processo mostrando loro i vantaggi del software. Trarranno vantaggio dal sapere come i team possono ottenere insights e organizzare meglio il loro lavoro. Quindi continua a dimostrare e spiega il valore del time monitoring il più possibile. Assicurati di rendere chiari i motivi per cui stai monitorando il tempo, che sia per facilitare la fatturazione o per produrre report per ottenere evidenze utili.

4) Forma i team all'uso del tool di monitoring Jira


Il Training è importante per mantenere tutti sulla stessa pagina e rimanere trasparenti. Il software di time monitoring Jira è facile da usare per l'utente finale, ma perché non mostrare ai tuoi dipendenti alcune delle funzionalità più complesse, come la segnalazione? Gli admin hanno accesso a funzionalità di reporting avanzate, mentre gli utenti generalmente possono riferire delle ore di ferie, tempo di malattia o quanto tempo dedicano a un determinato progetto. Vedendo tutto ciò che il tool di tracking può fare per la propria azienda, i tuoi team avranno una migliore comprensione di come vengono utilizzati i loro dati di monitoraggio, sia che si tratti di statistiche basate su progetto o di fatturazione, per esempio.

5) Chiedi come sta andando


Coinvolgi i team chiedendo come procede l'uso del nuovo software di monitoring Jira. Prendi in considerazione il loro contributo e le loro idee.


6) Incoraggiali a usare dei pratici e utili addons


Il software di time monitoring Jira può essere fornito con componenti aggiuntivi come integrazioni a Google Calendar o l'app mobile. Assicurati che i team siano a conoscenza di queste funzionalità in quanto possono essere molto utili. Con un'app mobile, ad esempio, i dipendenti possono facilmente riportare i log del proprio tempo mentre si recano a casa la sera, se hanno dimenticato qualcosa. Con l'integrazione di Google Calendar inoltre, tutte le loro riunioni risulteranno già inserite nella loro scheda di attività.