I segreti per delegare task complessi

Silvia Mantovani agile, atlassian, trello


Imparare a delegare è un'abilità essenziale per molte situazioni diverse, sia a livello personale che professionale.

L’Harvard Business Review ha scoperto che i lavoratori trascorrono in media il 41% del loro tempo concentrandosi su attività discrezionali che potrebbero essere facilmente delegate ad altri. Ma qual'è il dato che ne dimostra in modo definitivo i vantaggi? Secondo ScaleTime, i CEO che delegano generano il 33% di entrate in più rispetto a quelli che non lo fanno.

Considera questo parere sul delegare dell'autore e professore di Stanford Jeffrey Pfeffer:


Il tuo compito più importante come leader è insegnare alle persone come pensare e porre le domande giuste in modo che il mondo non vada all'inferno se ti prendi un giorno libero.
J. Pfeffer

Per le aziende, la delega è un atto essenziale per la creazione di processi e sistemi ripetibili. Ma imparare a delegare non è solo qualcosa a cui i leader dell'azienda devono pensare: è altrettanto necessario per i singoli membri di una squadra.

Vale la pena ricordare che, per quanto grande possa essere il tuo posto di lavoro, non sai mai quando qualcuno lascerà. E come menziona Pfeffer, se un membro della tua squadra va in vacanza, non vuoi che i compiti essenziali vadano alla deriva in loro assenza. Con questo in mente, è necessario documentare e condividere in modo proattivo le conoscenze in modo che gli altri membri del team possano intervenire per prendere il controllo quando diventa necessario intervenire.

Ma pensare a spiegare le cose che a te vengono in modo automatico, non è facile.

Se vuoi delegare efficacemente un compito complesso, devi pensare come un insegnante. Crea un repository per tutte queste conoscenze, semplifica la navigazione e usa una combinazione di parole, immagini e video per anticipare le domande che le persone porranno riguardo l'esecuzione di un determinato compito.

Mettiti in gioco con il framework che segue per suddividere il lavoro complesso e delegare efficacemente le attività al tuo team:

1. Creare una knowledge base per la condivisione delle informazioni sui processi


Prima di tutto: se stai per creare una serie di documenti che descrivono in dettaglio i normali processi aziendali, ti consigliamo di creare un sistema di organizzazione a partire dalle basi.

In una parola, ti consigliamo di creare una sorta di intranet - una rete privata all'interno della tua organizzazione.

Lo scopo di una rete intranet è fornire accesso a risorse importanti che possono essere limitate a utenti specifici e persino a pagine specifiche. Con la corretta configurazione Intranet, quando un dipendente o un appaltatore lascia l'organizzazione, è facile revocare l'accesso. Con un design tipico che ricorda un sito Web di base, è necessario configurare una rete Intranet in termini di categorie di livello primario / secondario per le diverse risorse archiviate al suo interno.

Se hai intenzione di creare una intranet per archiviare la documentazione di processo, una considerazione importante da fare è quella di rendere più semplice per gli utenti trovare ciò che stanno cercando. Oltre al collegamento alle risorse tramite categorie top/sub level, lo strumento prescelto dalla rete Intranet trarrà vantaggio anche dalla funzionalità di ricerca.

Google Sites è una scelta popolare per la creazione di una intranet aziendale perché è gratuita e facile da configurare. Tuttavia, se la tua organizzazione sta già utilizzando Trello per altre funzioni, potrebbe essere più sensato creare una nuova scheda che faccia da processo di knowledge base, utilizzando elenchi come categorie di livello superiore e schede come voci individuali.


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Se usi Trello, copia la scheda di esempio della knowledge base del team per avviare la tua knowledge base Trello.


Trello funziona bene come strumento di backend per la tua base di conoscenza perché è semplice e diretto: con il focus dell’attenzione saldo sul contenuto, ci aiuta nell'organizzazione. Poiché Trello è stato progettato pensando ai team, è facile per chiunque abbia accesso apportare nuovi contenuti alla scheda della knowledge base, rafforzandola continuamente come utile risorsa aziendale.

2. Fornire una procedura dettagliata per ogni processo da delegare


A seconda della natura dell'attività, può essere utile creare un paio di diversi medium di documentazione per mostrare come svolgere attività differenti (e aggiungere ulteriori livelli di comprensione).

La creazione di una procedura dettagliata scritta per un'attività ti aiuta, in qualità di delegato, a riflettere sulle specifiche di ogni passaggio in un modo che sia utile per qualcuno che non ha mai dovuto eseguire quell'attività prima. Diventa particolarmente utile fare riferimento a queste istruzioni scritte quando i compagni di team lavorano su attività con molti passaggi, soprattutto se comportano la gestione di interfacce utente complesse.

Oltre alle istruzioni scritte, anche le procedure dettagliate per la registrazione dello schermo video possono aggiungere dimensione alle tue parole. Per alcune attività, è più efficace mostrare alle persone come fare le cose invece di dirle semplicemente. Prendersi il tempo necessario per fornire una procedura dettagliata video per un'attività è particolarmente utile per dimostrare come utilizzare uno strumento software specifico.

Per la funzionalità di base della registrazione dello schermo, Quicktime è gratuito e viene preinstallato sui pc Mac. Se stai cercando qualcosa di un po' più robusto, Screencast-o-Matic offre un piano gratuito limitato con utili strumenti di modifica e disegno a un costo aggiuntivo.

In tale nota, prendersi il tempo necessario per annotare gli screenshot può aggiungere molto valore alle procedure dettagliate delle attività scritte. L'annotazione ti dà l'opportunità di aggiungere utili indicazioni direzionali quando descrivi come navigare nell'interfaccia di un determinato strumento (ad esempio "Per navigare verso questa parte dello strumento, fai clic qui [annotato con la freccia]"). Questa funzionalità di annotazione può anche essere utile in termini di copertura di informazioni riservate, come accessi client.
Sia Evernote che CloudApp offrono funzionalità di screen capture con opzioni di annotazione semplici già incluse nel piano free.


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3. Anticipare domande frequenti e possibilità di errore dell'utente


Oltre alle istruzioni di base che prevedi che i membri del tuo team richiederanno per eseguire le attività, ti consigliamo di pensare in modo proattivo a dove il processo può essere interrotto.

Quando si tratta di spiegare concetti e passaggi, punta a una condivisione "all'eccesso". Non vuoi presumere che qualcuno abbia la tua stessa tendenza a riempire gli spazi vuoti quando succede qualcosa di inaspettato durante l'esecuzione di un'attività.

Fornisci esempi di dove le cose possono andare storte e cosa fare nell'eventualità, stabilendo al contempo un framework di base per prendere decisioni in merito alla risoluzione dei problemi. Definire scenari comuni in cui il processo può essere interrotto a causa di un errore dell'utente o di problemi noti relativi al concetto.

Se stai creando la documentazione di processo che prevedi verrà frequentemente citata, fai un test utente con quei membri del team che sono disposti a condividere il loro feedback, per renderlo più efficace.

4. Crea una guida di onboarding in 1 pagina PDF per far intergrare i nuovi teammates rapidamente


Dire sempre le stesse cose è inefficiente ed estenuante. Offri ai nuovi dipendenti l'opportunità di auto-dirigere la maggior parte dei loro incarichi, in modo da poterti concentrare su compiti più critici.

La creazione della documentazione di processo per i nuovi assunti e i nuovi membri del team ti aiuterà a ridurre i tempi per l'onboarding. È anche possibile creare un processo per aiutare i nuovi membri del team a navigare nel repository esistente della documentazione di processo.

Per i processi frequentemente citati di cui tutti i membri del team dovrebbero essere a conoscenza, crea un PDF di una pagina che funga da roadmap per l'apprendimento, con collegamenti diretti alla documentazione pertinente. Ciò potrebbe includere un elenco di video da guardare, nuovi moduli da compilare per i dipendenti, strumenti per la registrazione e il download e spiegazioni sulle politiche aziendali (come la fatturazione per gli appaltatori).

È inoltre possibile organizzare questo processo copiando e personalizzando il modello Trello della scheda Onboarding dei nuovi assunti:


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5. Incoraggiare esplicitamente le domande dei membri del team


Incoraggiare i propri compagni di team a porre domande sul completamento delle attività ed essere disponibile quando accolgono questa proposta ti aiuterà assolutamente ad aumentare l'efficienza, anche se inizialmente sembra che tu stai investendo molto tempo ed energia per aiutarli in anticipo.

Ecco perché:

  • Non vuoi che qualcuno tenti di eseguire un'attività senza una direzione completa, con un risultato sfavorevole - specialmente quando l'alternativa è incoraggiarli a porre qualunque domanda che potrebbero voler ricevere in anticipo per arrivare al risultato che desideri effettivamente.
  • Un prodotto rilasciato senza una piena comprensione di ciò che dovrebbe includere potrebbe essere completamente da rifare - sprecando risorse aziendali limitate, utilizzabili meglio altrove.

Per ridurre il tempo dedicato a rispondere alle domande, definisci un orario d'ufficio stabilito ogni settimana (o ogni giorno, se necessario) in cui i membri del team possono venire da te con qualsiasi domanda sui progetti in corso. Quando si lanciano nuovi progetti o si incorpora l'uso di nuovi strumenti, sessioni di formazione mensili possono anche essere utili per creare processi e rispondere a domande in blocco.

Il tuo tempo è prezioso. È sicuramente possibile agire come una risorsa del team e allo stesso tempo definire dei limiti, in modo da avere abbastanza tempo da dedicare ad altre tue importanti attività.

6. Utilizzare uno strumento di gestione del progetto per impostare le aspettative e creare responsabilità


È facile che un sistema si rompa quando le aspettative non sono chiare e non vi è alcuna responsabilità riguardo alle scadenze. Assicurati che ogni volta che assegni una nuova attività, questa sia correttamente contabilizzata nello strumento di gestione del progetto a cui tutto il tuo team ha accesso.

È possibile utilizzare la funzionalità di commento per fare riferimento a collegamenti alla documentazione di processo utile e pertinente dalla propria intranet. Un buon strumento di gestione dei progetti offre notifiche / funzionalità di promemoria integrate, in modo da non dover eseguire la micro-gestione delle scadenze.

Trello è progettato per essere utilizzato all'interno dei team e offre l'accesso a tutte le funzionalità necessarie discusse sopra. Usalo per creare connessioni tra il tuo sistema di gestione del progetto e la rete intranet aziendale o la knowledge base in modo che sia facile per il team accedere a tutte le informazioni necessarie per eseguire un'attività.

Inizia a suddividere...ora!


Non è facile suddividere le attività in processi ripetibili. Altri membri del tuo team possono affrontare un problema in modo completamente diverso da come faresti, motivo per cui devi anticipare dove può essere interrotto un processo e qualsiasi domanda che le persone potrebbero porsi durante l'esecuzione di un'attività.

Prendendoti il ​​tempo per creare una documentazione di processo completa e funzionale, risparmierai tempo e ti eviterai di spiegare gli stessi concetti più volte. Benvenuti, team con il pilota automatico!