5 punti per ottenere il massimo dal lavoro remoto

Silvia Mantovani agile, atlassian

Dall'articolo Atlassian "5 Tips for Ramping Up on Remote Work in a hurry"

Se ci pensi in termini di fasi di sviluppo del team di Tuckman, passare improvvisamente al lavoro remoto “in massa” porta il tuo team in modalità "tempesta". La confusione e la frustrazione abbondano e tutto sembra due volte più duro di quanto dovrebbe. (Lo sappiamo perché ci siamo passati...)

Il tuo obiettivo in questo momento è tornare alla fase di "esibizione" e riprendere il livello di produttività regolarmente programmato. Ecco cinque modi per farlo.


1. Ripassare le migliori pratiche di base sul lavoro remoto


C’è chi fraintende che lavorare da casa significhi sollevare i piedi e passare la giornata in pigiama. Come veterano di 3 anni di lavoro a distanza, sono un grande fan di lavorare con i piedi in su...Ma questa cosa del pigiama? Non farlo. Mantenersi alla solita routine mattutina ti mette nel giusto stato d'animo per il lavoro. Quindi continua ad allenarti, continua a fare la doccia, vestiti con abiti "reali", fai i capelli, truccati, fatti la barba - proprio come se stessi entrando l'ufficio.

Uno spazio dedicato al lavoro è l'ideale. Ma se non sei pronto per questo, scegli un posto nella tua casa con distrazioni minime e comodi posti a sedere. Ora, potrebbe essere il tuo letto. Tuttavia, lavorare nello stesso posto in cui dormi è generalmente considerato scarsa igiene del sonno. Il tuo cervello inizierebbe ad associare il letto all'essere vigile, produttivo e forse un po' stressato. Se il tuo letto è assolutamente l'unico posto in cui puoi lavorare comodamente e in pace, considera di investire in una scrivania portatile per aiutarti a differenziare il tempo di lavoro da quello del sonno.

Infine, organizza la giornata come faresti in ufficio. Se hai l'abitudine di dedicare le tue mattine al lavoro profondo e di utilizzare i pomeriggi per riunioni ed e-mail, fallo anche a casa. Non dimenticare di mantenere anche delle pause. Macinare senza sosta per otto ore ti consumerà più velocemente di un fiammifero. Ma è davvero facile incapparci  quando non si ha il "vantaggio" di tutte le piccole interruzioni che si verificano in ufficio. Quindi cadenza da solo il tuo “ritmo”. Alzati e sgranchisciti. Prepara una tazza di caffè. Suona il tuo ukulele. Scarica la lavastoviglie. Bastano cinque minuti per rinfrescare il cervello e prepararsi per un altro round.


2. Ripristina le norme culturali del tuo team in merito alla comunicazione


In ufficio, la tua squadra probabilmente ha un contratto sociale non detto basato su comportamenti e aspettative. Cose come "cuffie accese = non disturbare salvo se l'edificio va a fuoco" e "segna battaglia con i Nerf fino alle 4:30, per favore".

Quando vai in remoto, vale la pena prendersi il tempo di stare insieme come una squadra e chiarire quali sono le vostre norme sociali e come potrebbero potrebbero cambiare ora che lavori tutti da casa.

Inizia con un kick-off in remoto di 30 minuti per concordare le aspettative in merito a comunicazione, tempi di risposta e ore di lavoro. (Hai bisogno di aiuto per strutturare la discussione? Prova il nostro esercizio sulle Regole di Coinvolgimento) Ad esempio, invece di indossare le cuffie, potresti accettare di disattivare semplicemente le notifiche della chat quando hai bisogno di un'ora di tempo indisturbato. In alternativa, puoi impostare il tuo stato come "in riunione" durante una chiamata in modo che i compagni di squadra sappiano di non aspettarsi una risposta immediata.
Fa sì che questo venga definito e regola gli accordi secondo le necessità del team.


3. Introdurre stand-up giornalieri o settimanali


Quando non puoi discutere faccia a faccia con i tuoi colleghi, è più difficile tenere traccia di ciò su cui tutti stanno lavorando e di ciò che verrà dopo. È qui che arrivano gli stand-up meeting. Questo rituale di 10 minuti dal mondo agile ti aiuta a tenere il polso della situazione e può essere facilmente eseguito durante una videochiamata. Ogni persona condivide brevemente:

  • I progressi compiuti dall'ultima volta.
  • Il loro programma per oggi.
  • Qualsiasi blocco che stanno affrontando o cose su cui hanno bisogno di aiuto.

In genere, i team fanno gli stand-up come prima cosa, al mattino ogni giorno. Questo funziona alla grande per i team che tendono a lavorare su molte e singole attività ogni settimana. Se il tuo lavoro è orientato verso progetti a più lungo termine, potresti trovare sufficienti stand-up settimanali o bisettimanali. Puoi persino fare stand-up in modo asincrono nella chat room del tuo team. Dai un'occhiata a questa guida della brava gente su Slack per vedere schermate di esempio e ottenere suggerimenti sull’uso di slash command.


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4. Non dimenticare di nutrire anche la mente


Se sei stato abbastanza fortunato da avere una caffetteria in loco in ufficio o hai l'abitudine di mangiare fuori, è facile trascurare due dei fattori più importanti della tua produttività durante il passaggio al lavoro remoto: la colazione e il pranzo. Certo, potresti far andare al bar di quartiere ogni giorno (sono sicuro che adorerebbero il business), ma gli hamburger da 8 $ ti chiederanno presto il conto, sia sul portafoglio che sul tuo girovita. Meglio pianificare di mangiare a casa come abitudine generale.

Fai scorta di abbondanti colazioni e pranzi durante il fine settimana in modo da essere meno tentato di uscire per una ciambella d'emergenza lunedì mattina. Senza un pendolarismo che consuma la giornata, avrai anche il tempo di cucinare un semplice uova strapazzato o farti una ciotola di avena, se è quello che ti piace.

A mezzogiorno, prediligi cibi che alimentano la funzione cerebrale e non ti fanno venir voglia di fare un pisolino. I ricercatori della Harvard Medical School sottolineano che molti alimenti che stimolano il cervello aiutano anche a proteggere la salute del tuo cuore: bacche, pesci grassi come il salmone o il pollock e verdure a foglia verde scuro come broccoli o spinaci. Aggiungi il pollo e il riso avanzati dalla cena e avrai un pranzo di lavoro a distanza.


5. Resta connesso a livello personale


Lavorare in remoto può dare solitudine dopo un po' a meno che non si riesca a mantenere le connessioni sociali che hai costruito con i membri del tuo team. Trovo che l'uso delle videochiamate per discussioni estemporanee ogni volta possibile sia di grande aiuto. Ascoltare una voce umana e vedere un volto umano fa sentire immediatamente meno isolati. Inoltre, una conversazione in tempo reale è contestualmente più solida di e-mail o chat. Per le riunioni programmate, prova a aggiungere qualcosa per rompere il ghiaccio o una di quelle attività di team building “remote-friendly”.

Definisci anche un momento per divertirti. Il team che produce Trello ha una tradizione di pause caffè virtuali o pranzi in cui tutti si riuniscono con una videochiamata. O magari un happy hour virtuale di venerdì pomeriggio. Un altro dei favoriti tra noi Atlassians in remoto è il nostro canale #social-remote su Slack dove condividiamo foto delle nostre scrivani incasinate, condividiamo .gif animate e generalmente ricordiamo l’un l’altro che non siamo soli.