Soluzioni di Time Management

Silvia Mantovani agile, atlassian, trello

Ciascuno di noi ha a disposizione le stesse 24 ore, ogni giorno.
Come è possibile allora che per alcuni questo numero è sufficiente a fare tutto, dentro e fuori il lavoro, mentre altri corrono affannati dietro una lista infinita di cose da fare, sempre esausti?

La risposta è la gestione del tempo.
La differenza tra la sensazione di essere sovraccaricato e sempre di corsa (spesso finendo davvero per non concludere gli impegni) e quella di soddisfazione e controllo non lo fa la quantità, ma la gestione del tempo.

Ma come arrivare a gestirlo in modo efficace, cosicché non solo aumenti la produttività, ma si riesca a dedicare tempo ed energia anche ad andare a valorizzare le attività che danno più significato, soddisfazione e gioia alla propria vita?
Fortunatamente ci sono alcune strategie - prese in prestito dal blog di Atlassian, qui l'articolo originale - che si possono implementare nella routine quotidiana per migliorare la propria gestione.


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Cos’è veramente il “Time Management”?


"Gestione del tempo" è la parola chiave della produttività, ma anche della serenità.

Il Time Management non si limita a “fare di più”: si tratta di riprendere controllo sul proprio tempo in modo da concentrarsi su ciò che conta di più.


"[Gestione del tempo] significa vivere nel momento invece di correre da un compito all'altro, controllando migliaia di cose dalla tua lista. Fermati e chiedi a te stesso, 'Devo davvero fare anche questa cosa? È davvero importante?."
Tonya Dalton, The Joy of Missing Out.


Essenzialmente, il Time Management permette di avere consapevolezza e controllo delle attività quotidiane in modo da sapere cosa fare - e altrettanto importante, cosa non è necessario fare -, quando farlo e quanto tempo ci vorrà. Solo con questa consapevolezza si è in grado di scegliere e perseguire ciò che è davvero significativo e gratificante, sia dentro che fuori l'ambiente lavorativo.

Come ottenere questo senso di controllo? Tutto ciò di cui si ha bisogno sono le giuste strategie.
I suggerimenti di Time Management che troverai nei paragrafi seguenti sono azioni piccole e sostenibili, ma rivoluzionarie: leggili e inizia a riprendere il controllo del tuo tempo (e della tua vita).


Usare l'Inventario del Tempo


Alzi la mano chi non si è mai addormentato pensando "Dove diavolo ho speso tutto il mio tempo oggi?"  🙌🙌🙌

"Ci sono così tante volte in cui lasciamo che la giornata ci porti dove vuole lei ... nella frenesia del nostro tran tran, perdiamo traccia di dove stiamo spendendo il nostro tempo" scrive Dalton.
Purtroppo senza consapevolezza di dove va perso il tempo, non si può riprenderne il controllo. Per questo è così importante usare un “inventario” del proprio tempo.

Questo strumento da una chiara immagine di come si sta spendendo il tempo e, cosa più importante, se e in che modo viene sprecato.

Come funziona esattamente? Nello strumento di tracciamento del tempo (il blog Atlassian cita tra gli altri TogglHarvest, NdT) vanno documentate le attività dell'intera settimana. Il segreto per renderlo efficace è compilarlo il più dettagliatamente possibile.

Ad esempio, supponiamo che si lavori dalle 11 alle 12. Invece di etichettare quell'ora come "lavoro", va segnato esattamente come si è impiegato il tempo: 15 minuti a correggere un bug, 30 minuti per rispondere alle email, 12 minuti guardando le notifiche dei social.

A fine settimana arriva il momento di mappare i dati e analizzare come sono state impiegate le proprie ore. La chiave è individuare il "tempo inutile", cioè cose che non ti piacciono, occupano troppo tempo o cose che stanno monopolizzando il tempo, impedendo di svolgere i task più significativi o gratificanti.

Ovviamente la definizione di “tempo inutile” non è univoca: passare del tempo a guardare i feed dei social non ha lo stesso significato per un digital manager e uno sviluppatore.

Una volta identificati, questi buchi neri vanno riconvertiti in slot da occupare con altre cose.
Anche cercare di concentrare le attività meno produttive, ma necessarie in momenti della giornata in cui si è meno creativi e produttivi è una strategia!

Essere responsabili del proprio tempo è un passo essenziale.


Cercare di automatizzare


Uno delle migliori soluzioni per ottimizzare il tempo è senza dubbio l'automatizzazione di alcune azioni.
Se per esempio ci si ritrova a rispondere alle stesse email dei clienti più volte al giorno, la scorciatoia è creare un modello di risposta e il gioco è fatto!

L'automazione è un ottimo modo per ridurre al minimo la quantità di tempo da dedicare a compiti noiosi e dispendiosi (in termini di tempo), per dedicare quel tempo a un lavoro più significativo.
Lo stesso può valere per le incombenze della vita quotidiana che svolgiamo con regolarità: perché non optare per un servizio di consegna a domicilio della spesa invece di farla il sabato nel supermercato affollato, risparmiando tempo e stress?

Così, più attività (ripetitive) che richiedono tempo vengono automatizzate, più tempo si libera nel programma giornaliero e più tempo si impiega per le attività che contano davvero.


Ritagliare spazio per una routine mattutina che dà la carica!


Il modo in cui si inizia la giornata influenza il modo in cui continua.
Se si inizia la giornata di fretta e sentendosi oppressi dagli impegni, si passerà il resto della giornata sopraffatti lista di task e da un senso negativo. Al contrario, è importante iniziare con qualcosa che ci fa sentire bene, energici e positivi, e caricarci per il resto della giornata!

Una routine mattutina è molto importante. Invece di rotolare giù dal letto e correre in ufficio ripercorrendo mentalmente le cose da fare, si può impostare la sveglia per un po’ prima e ritagliarsi del tempo per te stessi. Una colazione tranquilla, della musica, della ginnastica, secondo i gusti di ciascuno.


Imparare a dire “No” quando necessario


La cultura di oggi esalta coloro che macinano task e impegni senza sosta. Ma riempire ogni minuto del proprio tempo non significa necessariamente essere produttivi. Anzi, è stato addirittura riconosciuto un “male della fretta" che causa problemi di burnout e altri deficit di produttività proprio a chi è sovraccarico.

Non implica nemmeno essere felici o realizzati. Spesso l’effetto è quello di girare in cerchio tutto il giorno, perdendo il senso dell’obiettivo finale. Per riprendere il controllo in questo caso, è necessario iniziare a dire “No”, senza sentirsi a disagio per questo.

Sì tratta di un NO che valorizza il lavoro, non che lo “rifiuta”. È un NO che seleziona e permette di dare il massimo in quello che si sta già facendo; è una presa di posizione e responsabilità riguardo il proprio lavoro che permette di evidenziare incoerenze o mancanze.


“Ci sentiamo in colpa quando diciamo NO quando si presentano opportunità perché sentiamo che l'opportunità bussa solo una volta ... ma il fatto è che alcuni Sì che diciamo ci allontanano dal dedicarci a degli obiettivi o da progetti di passione, solo per non dire NO.”


Dire di no può essere scomodo all'inizio, ma prima si impara a dire NO a cose che non convengono veramente, più tempo ci sarà per quelle cose che sono dei veri SÌ!


L'importanza di usare i giusti tool per investire il tempo!


Ci sono diversi accorgimenti per riprendere il controllo del tuo tempo, ma ci sono anche molti strumenti che possono farlo per te.

Ci sono per esempio tool che bloccano l’accesso ai siti web “perditempo” per chi fatica a resiste alla tentazione, oppure tanti strumenti per gestire insieme i diversi account dei social media, per postare su tutte le piattaforme contemporaneamente.

Se invece è difficile tenere traccia dei progetti e delle cose da fare, perdendo un sacco di tempo a organizzarsi, la soluzione è Trello. Una piattaforma facile da usare - anche in viaggio - dove creare le schede dei task e gestire tutti i progetti.

Uno strumento davvero strategico! Si tratta di un tool di Visual Collaboration che aiuta a organizzare il lavoro in singoli task da svolgere, associandoli a status di avanzamento (come “to do” “waiting for review” “done” o tutti quelli che preferite), collegando email e documentazione, inserendo deadline e tanto altro.
Si tratta di una soluzione flessibile e personalizzabile, che si presta alle esigenze dei singoli come dei team di lavoro.

Come Atlassian Partner, proponiamo Trello alle aziende per aiutare i team a lavorare in modo “agile” e sempre allineato: uno sguardo globale sulle attività del progetto e sull’avanzamento, in modo da assicurare una comunicazione sempre aggiornata dello stato delle attività e una gestione consapevole.

L’adozione di questo strumento ha anche il grande vantaggio di aiutare le persone quanto i team a ripensare le proprie attività in ottica di micro-attività, più facili da svolgere e da controllare. Suddividere il mio lavoro, stimare correttamente le tempistiche, avere controllo dello stato di avanzamento proprio e degli altri sono la chiave per rendere efficiente il flusso e risparmiare energie e tempo.

Adottare gli strumenti giusti, come Trello e la metodologia Agile, è probabilmente la soluzione più efficace per portare visibilità delle attività e recuperare il controllo del tempo.


Per maggiori informazioni, il nostro team di consulenti è sempre felice di condividere la sua esperienza!


Spendere il tempo con saggezza


Abbiamo una quantità limitata di ore a nostra disposizione nella giornata, senza la giusta strategia di gestione del tempo è facile finire per sprecarne una parte. Mentre proviamo a fare tutto, rischiamo di non fare nulla. Dobbiamo salvaguardare il tempo per fare ciò che conta.

Con questi suggerimenti di Time Management però si può riprendere il controllo del tempo e del suo valore!
Allora, cosa realizzerai con questo tempo aggiuntivo?  : )