Beyond the Project Portfolio Management

Lo scorso 28 Novembre si è tenuto a Milano l’evento “From Teamwork to Enterprise Collaboration” organizzato da GetConnected in collaborazione con Atlassian e che ha visto la partecipazione dei case di successo di Sisal, NordCom, Moby e Euris Dynamics (pprofondite tutti gli interventi nell’articolo dell’evento).

Il nostro Agile Lead Consultant Roberto Giari ha portato un intervento intitolato “Beyond the Project Portfolio” e ci ha accompagnati a capire meglio le logiche che stanno dietro al Project Portfolio Management partendo da un concetto ben sintetizzato nel sottotitolo: Evidence-based Management.

Di seguito trovate la registrazione integrale dello speech e l’articolo dedicato ai contenuti trattati.

Beyond the Project Portfolio Management

Partiamo con ordine. La prima osservazione riguarda il modo in cui un Portfolio di progetti viene visto reciprocamente dai team e dal management: la coesistenza di tanti progetti diversificati e che spesso si incrociano non è una condizione che vive solo il PMO, a livello di gestione. I team sono i primi che affrontano a livello operativo questa complessità e che spesso mettono in atto delle iniziative per organizzarsi (molte volte, con un’agilità del tutto spontanea).
Quest’auto-organizzazione interna (e intra-team) per rispondere alle richieste delle aziende trova raramente riflesso e ascolto a livello di pianificazione strategica, dove sono ancora tante le situazioni in cui a dettare il ritmo sono milestone e budget annuali.

L’effetto concreto è che in molti casi le decisioni si rivelino diverse dai requisiti che darebbe il project manager, o che le stime costi siano basate su pochi dati, addirittura definite a priori, o ancora che si scopra solo in fase operativa che le proiezioni erano sbaGliate.

Basarsi sull’evidenza

Come appianare questa differenza tra il livello della pianificazione e quello dei team, tra la strategia e la logica dei team?
Come fa il Project Portfolio Manager, così connesso al livello strategico, a guardare ai progetti sulla base di aspetti chiave diversi? Adottando, appunto un approccio di management “evidence-based”.

Proprio come l’Agile lavora per piccoli sprint in modo da testare i progressi e allinearsi costantemente con team e stakeholder, questo tipo di gestione – o meglio, la provocazione di questo titolo – punta l’attenzione all’evidenza dei dati reali, alla competenza di chi analizza (che come il medico deve giudicare il progredire e correggere la strategia) e all’orientamento verso il risultato, ovvero perseguire la realizzazione del progetto e la soddisfazione del cliente. Senza dimenticare di pensare il framework di lavoro non come un funnel, bensì un ciclo di step che permettono di valutare le scelte e correggere l’andamento.

Come realizzarlo? 1. Partendo dai criteri. Non esiste una regola univoca, ma criteri che di volta in volta sono prioritari in un dato contesto e vengono definiti sulla base della propria organizzazione 2. Realizzando un framework efficace con la giusta suite.

Scegliere i giusti strumenti

In una dimensione complessa di Project Portfolio Management sono diversi gli elementi da monitorare e trovare i giusti tool, integrati tra loro, può fare la differenza.
La suite Atlassian con i suoi numerosi plugin è un’eccellenza in questo ambito, strutturata appunto sulle logiche dell’Agile.

Lo strumento chiave è Jira Software, il tool per il tracking e monitoring dei progetti.
Sono molti però i sfotware di estensione che, integrati, possono articolare un concerto di funzioni che offrono al PMO il quadro competo e sempre aggiornato di spesa, allocamento risorse, proiezioni di avanzamento e di capacity. Come Tempo Budget, essenziale per definire i budget a livello operativo – e non strettamente strategico – in connessione alla nostra progettualità. Una stima dei costi sempre aggiornata in tempo reale grazie all’integrazione con Tempo Timesheet e il link ai log di Jira.
Portfolio for Jira permette invece di strutturare i team ed introdurre una gerarchizzazione che rifletta l’articolazione del progetto per come è stato pensato e strutturato. Collegato agli altri strumenti e alle risorse, offre un quadro preciso di capacity, overload, distribuzione risorse etc.
Structure permette di gestire la struttura gerarchica trasversalmente ai diversi progetti, permettendo di selezionare livelli di raggruppamento e quindi di avere uno sguardo complessivo sulle variabili che di volta in volta scegliamo, con immediata visibilità di reportistica.
La scrittura dei requisiti che sul wiki di documentazione Confluence possiamo realizzare in modo molto articolato e nativamente integrato a Jira è ovviamente un passaggio non accessorio, bensì connesso e anzi precedente alla partenza stessa del progetto.
Last but not least. In un ambito di Portfolio e di collaborazione di più team non più mancare un tool per il supporto che grazie alle integrazioni permetta di reperire immediatamente tutti i dati necessari a risolvere le requests, come Jira Service Desk.

Framework operativo

Va da sè che una suite così articolata e disegnata non deve essere considerata un prodotto (o insieme di prodotti), ma pensata come un framework già nel momento della concezione della struttura di managememt del portfolio. Spostando l’ago della bilancia sulla priorità dei requisiti, definiamo la struttura del nostro processo e creiamo così la gerarchia e il framework più adatti. E grazie ad Atlassian, è possibile fare tutto in un’unica infrastruttura.