Project Portfolio Management Agile

Linee guida e framework applicativi per un PPM moderno

La scorsa settimana abbiamo organizzato a Milano, in partnership con Atlassian, un evento sul PPM intitolato “The next-generation fo Project Portfolio Management“. Il nostro collega Roberto, che ha tenuto la sessione iniziale legata alle metodologie e alle linee guida di un PPM moderno, ne ha estrapolato un interessantissimo articolo per il suo blog, che vi riportiamo qui di seguito. Un’occasione davvero ghiotta per chi non ha potuto partecipare)

L’articolo originale e altri approfondimenti li potete trovare su http://robertogiari.net/

L’evento, organizzato da GetConnected in partnership con Atlassian, si è tenuto il giorno 11 aprile 2018 al 13° piano del grattacielo S32 a Milano, purtroppo in una giornata di pioggia che è riuscita solamente ad impedire l’utilizzo della meravigliosa terrazza, ma non ha impedito in nessun modo l’arrivo di decine di persone e lo svolgersi dell’evento.

Evidentemente fondere i concetti di metodologia “Agile” e le esigenze di “Project Portfolio Management” è non solo interessante, ma anche attuale e oramai esigenza sentita in tantissime realtà aziendali.
Dopo una breve presentazione di GetConnected ed Atlassian, si è dato massimo spazio all’argomento principale dell’evento, attraverso due sessioni, una legata alle metodologie e le ipotesi di implementazione, la seconda mirata alla configurazione e utilizzo della piattaforma Atlassian, per un PPM di nuova generazione.

Ma andiamo per gradi e vediamo i dettagli.

Quando il PPM incontra l’Agile: linee guida per un PPM moderno

Nella prima sessione “tecnica” che oltretutto mi ha visto direttamente coinvolto nello speech, si è creato un percorso che introducendo le esigenze aziendali, portasse alle piattaforme per un PPM moderno, tenendo in considerazione metodologie ed approcci.
Abbiamo evidenziato che, indipendentemente dalla metodologia utilizzata nei team operativi (waterfall, agile, ecc.) il problema del controllo e pianificazione a livello business e strategico è necessità fondamentale per tutte le aziende.
Le aziende non sono nuove a queste necessità e già da anni hanno introdotto piattaforme PPM (Project Portfolio Management) per la pianificazione e il controllo del portfolio, spesso con risultati non soddisfacenti.
Il PPM, che chiameremo “tradizionale”, fino ad oggi implementato è una piattaforma dedicata, un software verticale che spesso non parla la stessa “lingua” dei team operativi, soprattutto se questi utilizzano metodologie “lean” o “agili”, creando spesso un disallineamento informativo tra ciò che si è pianificato e ciò che invece realmente sta accadendo.

Fare pianificazione con dati “obsoleti” non permette di implementare delle corrette strategie aziendali.

Per essere un PPM di nuova generazione è necessario che ci sia un forte collegamento tra la strategia e il roll-out dei progetti, sia in termini documentali che in termini di risultato operativo.
Negli ultimi anni i team di sviluppo, ma più in generale gli elementi produttivi, hanno introdotto metodologie “lean” e “agile” per migliorare le proprie performance, mantenere un miglior controllo del risultato ed essere più veloci nei cambiamenti ed è proprio in questi casi che la grande differenza di metodo tra strategia e operatività ha creato le necessità di rivedere anche i sistemi e le metodologie legate ai sistemi PPM.
Forse in Italia siamo in ritardo con l’introduzione di nuovi concetti, ma esistono già svariate metodologie che si pongono l’obiettivo di risolvere questo genere di problemi, due per tutte, LeSS (Large-Scale Scrum) e SAFe (Scaled Agile Framework).

L’introduzione di nuove metodologie non è LA soluzione, ma certo è che ne ha parte importante e probabilmente la zona più “oscura” e difficile per qualsiasi azienda e la propria organizzazione.
Proprio per questo è necessario che ogni azienda affronti un percorso che porti a condizioni favorevoli per l’introduzione di nuove metodologie e sopratutto faccia crescere la cultura aziendale, in particolar modo nella trasparenza e nel coinvolgimento organizzativo, questi sono presupposti indispensabili alla soluzione.
Solo dopo aver compreso che tipo di organizzazione, regole, principi e linee guida vogliamo adottare, + possibile pensare ad implementare la piattaforma che ci porti alla gestione corretta delle informazioni.
Le parole chiave possiamo dire quindi che sono: metodologia, organizzazione, cultura, formazione, trasparenza, condivisione, framework… siete liberi di aggiungerne!

Ed ora?

Personalmente con anni di esperienza sull’argomento e con la collaborazione attiva in GetConnected negli ultimi due anni, un’idea ce la siamo fatta.
Cercando di evidenziare quali siano gli elementi corretti per un PPM di nuova generazione possiamo dire che ci sono delle costanti nelle richieste delle aziende, coniugate sempre in modo diverso, ma identiche nelle necessità.

Framework applicativo – le esigenze

Nella figura “framework applicativo ppm” vengono riepilogate le necessità che il PPM deve risolvere e quali tipi di informazioni deve mantenere vive a partire delle scelte strategiche per arrivare potenzialmente “alla singola linea di codice”.

Quello che rende vivo il PPM di fatto è proprio la connessione reale e continua delle informazioni, a partire da quelle documentali (analisi, requisiti, realizzazioni, ecc.) per arrivare alla parte operativa. La forte connessione dei dati in tempo reale è di fatto la nuova frontiera.
Trasformare l’ipotesi del framework in piattaforma applicativa, la suite Atlassian ci viene in aiuto, permettendoci di coniugare elementi di metodo, di organizzazione a elementi operativi e di pianificazione e operatività nei diversi livelli.
Volendo implementare il nostro PPM moderno, la struttura potrebbe presentarsi in questo modo.

Come per il framework metodologico, anche per il framework applicativo non esiste la regola “aurea”, non esiste un “preinstallato” che risolve tutti i problemi, ma esistono gli elementi che miscelati nel modo corretto, portano alla soluzione pensata per ogni esigenza.

Nell’ultima slide del mio intervento ho creato il “burger PPM” per evidenziare come sono diversi gli attori e le modalità che devono intervenire nell’implementazione del PPM.

L’azienda per gli aspetti di scelta, organizzazione, formazione e cultura. Atlassian che ci mette in condizioni di avere le piattaforme da utilizzare.
Un partner certificato Atlassian, GetConnected, in grado di fondere gli aspetti organizzativi, formativi e di analisi, con le piattaforme software.

Nel secondo intervento, tenuto da Dania Zaccara, tutti i concetti e le ipotesi del primo intervento, sono state portate ed esemplificate proprio sulla piattaforma Atlassian.
Si è trattato di un percorso che ha dimostrato come la suite Atlassian, in particolare JIRA e Confluence, possano essere utilizzate e configurate per implementare correttamente un sistema di Project Portfolio Management e come la struttura sia di base che di add-on permetta una ampia configurabilità sia in termini di organizzazione e processi, che in termini di visibilità e analisi dei dati inseriti.

Di più non vi dico… e forse ho già detto troppo!!!

L’ultima sessione è stata il “focus” in cui le persone hanno potuto esprimere pareri, valutazioni e porre domande e devo dire che è stata interessante e costruttiva e ha portato valore aggiunto all’evento.

L’aperitivo finale, oltremodo interessante da un punto di vista culinario, ha permesso anche un incontro informale e personalizzato in cui le domande e le risposte si sono alternate di continuo, ma con un buon bicchiere di vino in mano!